Kort fortalt
En AI-receptionist er en digital telefonpasser, der tager telefonen, når du ikke kan. Ida siger, at hun er en AI-assistent, spørger ind til opgaven og sender dig en SMS lige efter opkaldet. Som standard giver hun ikke priser og stiller ikke om, men begge dele kan sættes op. En vred kunde eller et salg kræver stadig et menneske.
- Ida tager telefonen, når du ikke når den, og siger, at hun er en AI.
- Du får en SMS med navn, nummer og opgave lige efter opkaldet.
- Priser, faglige svar og svære kunder er stadig dit job.
Hvad er en AI-receptionist?
En AI-receptionist er et program, der tager telefonen og taler med kunden. Nogle kalder det en AI-telefonpasser eller en AI-telefonsvarer. Forskellen fra en almindelig telefonsvarer er, at den svarer og spørger ind. Kunden taler ikke ind på en besked, som ingen lytter til.
Ida er Hej Idas AI-receptionist. Hun er lavet til håndværkere: VVS, el, tømrer, maler, murer, tag og flere. Hun tager de opkald, du ikke selv når, fordi du står på et tag eller ligger under en køkkenvask.
Det gør Ida på et opkald
- Din telefon ringer hos dig først. Tager du den ikke, bliver opkaldet sendt videre til Ida. Kunderne ringer til dit nummer som altid.
- Ida siger firmaets navn og "Jeg er en AI-assistent." i sin første replik.
- Hun spørger, hvem der ringer, hvad der skal laves, og hvor.
- Hun gentager opgave, adresse og navn til sidst, så kunden kan rette det. Hun er bygget til kun at gentage det, kunden selv har sagt.
- Hun markerer opkaldet som haster eller normal. Hvad der haster hos dig, bestemmer du.
- Du får en SMS lige efter opkaldet med navn, nummer, tidspunkt og en kort opsummering. Haster det, starter SMS'en med "HASTER - ring tilbage nu".
- Resumé og hele samtalen kan du læse, når du logger ind.
Ida svarer flere opkald på samme tid, så ingen får en ventetone. Taler kunden engelsk, svarer hun på engelsk. Din SMS er stadig på dansk. Uden for åbningstid siger hun som standard, at der er lukket, og at kunden bliver ringet op næste åbningsdag.
Sådan lyder et opkald
Ida: Hej, det er Ida hos Skov El. Jeg er en AI-assistent. Hvad kan jeg hjælpe med?
Kunde: Jeg vil gerne have et tilbud på en ladestander til bilen.
Ida: Det kan jeg godt notere. Hvem taler jeg med, og hvad er adressen?
Kunde: Det er Hanne. Lærkevej 9 i Silkeborg. Hvad koster sådan en cirka?
Ida: Prisen kan jeg ikke sige. Jeg skriver, at du gerne vil høre den, så du får svar, når de ringer.
Ida: Tilbud på ladestander på Lærkevej 9 i Silkeborg, Hanne. Passer det?
Kunde: Ja, det passer.
Ida: Så ringer en medarbejder dig op. Hej hej.
Det gør Ida ikke
- Som standard giver hun ingen priser, ingen faglige råd og ingen faste tider. Hun noterer kundens ønske, og du ringer tilbage.
- Hun ringer ikke kunder op og følger ikke op på tilbud.
- Hun gør dig ikke hurtigere. Hun sørger for, at opkaldet bliver taget og ender som en SMS hos dig. Tilbagekaldet og arbejdet er stadig dit.
- Hun er ikke koblet til et sagssystem i dag.
Telefonsvarer, bureau, sekretær eller Ida?
| Telefonsvarer | Telefonpasningsbureau | Egen sekretær | Ida | |
|---|---|---|---|---|
| Hvem svarer | Ingen. Kunden taler ind på en besked | Et menneske hos bureauet | Et menneske hos dig | En AI, der siger, at hun er en AI |
| Spørger ind til opgaven | Nej | Ja, efter jeres aftale | Ja, og kender dit firma bedst | Ja: hvem, hvad og hvor |
| Det får du bagefter | En besked, du selv skal lytte til | Afhænger af bureauet | Det, I aftaler | En SMS lige efter opkaldet, resumé og hele samtalen |
| En vred kunde | Ingen tager imod den | Et menneske kan berolige | Bedst: kender kunden og sagen | Noterer og sender videre. Et menneske er bedre |
| Faglig vurdering og salg | Nej | Kun det, I har aftalt | Ja, hvis personen kender faget | Nej, som standard. Du ringer tilbage |
| Flere opkald samtidig | Afhænger af dit abonnement | Afhænger af bureauet | Én ad gangen | Ja |
| Aften og weekend | Ja | Afhænger af aftalen | Når personen er på arbejde | Ja, døgnet rundt |
| Pris | Som regel med i telefonabonnementet | Kontakt bureauet for pris | En løn | 995 kr./md. ekskl. moms for op til 150 opkald |
Et menneske er bedre, når kunden er vred, når opgaven kræver en faglig vurdering, og når der skal sælges. En sekretær, der kender dine kunder, er svær at slå. Ida er til de opkald, ingen ellers tager: når du står på stigen, og kontoret har lukket.
Det skriver kunderne om at ringe forgæves
Vi har læst 2.953 Google-anmeldelser af 319 håndværkerfirmaer. Hver niende dårlige anmeldelse handler om en ny opgave, hvor kunden ikke fik fat i firmaet eller aldrig fik svar. Den ubesvarede henvendelse og det tilbud, der aldrig kom, fylder mere end telefonen, ingen tager.
Tallet er en andel af dårlige anmeldelser. Det er ikke andelen af tabte opkald. Ida tager telefonen og sender dig en SMS, men svaret og tilbuddet er stadig dit. Læs hele målingen og sådan målte vi.
Hvad kunden hører
Ida starter altid sådan her: "Hej, det er Ida hos {firma}. Jeg er en AI-assistent. Hvad kan jeg hjælpe med?" Kunden ved fra første sætning, at det er en AI. Spørger kunden, om hun er et menneske, svarer hun, at hun er en AI-assistent.
Hvor ligger dine data?
Resumé og samtale gemmes som tekst i en database i EU. Du ejer dine data, og vi sælger dem aldrig. Dit firma er dataansvarlig, og Hej Ida er databehandler. Vi laver en databehandleraftale med dig, når du starter.
Nogle af vores leverandører, fx til telefoni, kan behandle oplysninger uden for EU. Det sker under EU's standardkontrakter. Den fulde liste kan du få ved at skrive til hej@hejida.dk.
Hvad koster det?
995 kr. om måneden ekskl. moms for op til 150 opkald. De første 14 dage er gratis, og der er ingen binding. Vi sætter det hele op for dig, også viderestillingen.
Spørgsmål og svar
Kan kunderne høre, at det er en AI?
De behøver ikke gætte. Ida siger selv i første replik: "Jeg er en AI-assistent." Hun taler naturligt dansk og lader kunden tale ud.
Hvad hvis den misforstår kunden?
Ida gentager opgave, adresse og navn, før samtalen slutter, så kunden kan rette det. Hun er bygget til kun at gentage det, kunden selv har sagt. Hele samtalen kan du læse bagefter.
Er det lovligt at bruge en AI-telefonpasser?
EU's AI-forordning kræver, at kunden får at vide, at det er en AI, og det siger Ida selv i første replik. Dit firma er dataansvarlig for kundernes oplysninger, Hej Ida er databehandler, og vi laver en databehandleraftale med dig. Er du i tvivl om noget særligt i dit firma, så spørg din egen rådgiver.
Hvad er forskellen på en AI-telefonsvarer og en almindelig telefonsvarer?
En telefonsvarer tager en besked, som du selv skal lytte til. Ida svarer, spørger ind til opgaven og sender dig en SMS med navn, nummer og en kort opsummering lige efter opkaldet.
Kan en AI-receptionist give priser og booke tider?
Som standard noterer Ida kundens ønske, og du ringer tilbage. Priser og faglige svar giver hun ikke selv. Vil du have, at hun booker tider, nævner dine faste priser eller stiller akutte opkald om til dig, sætter vi det op sammen. Det samme gælder, hvis du vil have resuméet som en sag i dit sagssystem.
Hvornår er et menneske bedre?
Når kunden er vred, når opgaven kræver en faglig vurdering, og når der skal sælges. Ida tager de opkald, ingen ellers ville tage, og giver dem videre til dig.
Kilder
Læs også
Ring til demonummeret, og tal med Ida, som en kunde ville.
Ring 60 63 32 34Taler dansk · 14 dages gratis prøve